Ділове листування в сучасному світі є дуже важливим видом спілкування в середовищі комерційної та підприємницької діяльності. По суті, це листування в напівофіційному форматі серед підприємств різних галузей. Тим часом, діловий лист має бути написано бездоганно у всіх сенсах: від правопису та пунктуації до смислового навантаження. Пам’ятаєте, в шкільні роки вчителі часто говорили: «Щоденник, це ваше обличчя»? Так от, в ділових відносинах ваше обличчя — це без сумнівів, ділова кореспонденція. А для того щоб воно виглядало бездоганно , слід ознайомитися,або навіть завчити правила ділового етикету при листуванні.

Основні правила ділового листування

Сучасна форма ділового спілкування склалася ще близько ста п’ятдесяти років тому в Англії. Саме звідти беруть свій початок правила етикету при складанні ділових листів. В ті часи, через недотримання правил кореспонденції у світовому співтоваристві ,деякі країни навіть втрачали свій авторитет і престиж. Тому ,писарі строго вивчали всі нововведення та приписи, щоб не помилитися при складанні ділового листа. І хоча сьогодні набагато легше дотримуватись правил орфографії і пунктуації завдяки глобальній комп’ютеризації, іноді можна зробити текст листа просто-напросто нечитабельним і незрозумілим. Тому ,робіть спілкування якомога простіше, але не переходите межу дозволеного. Якщо виклад всіх необхідних аспектів робить лист занадто перевантаженим термінами або просто з великим охопленням , краще напишіть ще одне звернення, що уточнює лист.рою:

• Найменування відправника;
• Дата написання;
• Контактні дані адресата;
• Вступ (коротко розкажіть про суть вашого звернення, вкажіть тему і мету листа. В ідеалі достатньо трьох-п’яти речень);
• Основна частина, де слід викласти всі аспекти, які ви хочете обговорити;
• Висновок (використовуйте в цій частині формулу ввічливості, тобто вираження ставлення до людини);
• Контакти відправника;
• Інші доповнення.

Основні правила правопису ділового листа  

• При написанні ділового листа краще всього використовувати редактор тексту Microsoft Word.
• Виберіть шрифт Times New Roman, 12-14 розмір і 1-2 пт міжрядковий інтервал, номер сторінки слід вказувати в нижньому правому куті. Як показує світова практика — це найоптимальніші текстові налаштування для написання ділового листа.
•  При відправленні роздрукованого примірника ,не забудьте використовувати фірмовий папір ,або хоча б логотип підприємства — це ваша візитна картка. Поставтеся до її оформлення дуже ретельно, адже таким нехитрим способом ви підкреслите свою авторитетність та індивідуальність.
•  При міжнародній листування складати лист найкраще англійською мовою ,як найбільш оптимальний варіант для всього світового співтовариства.
•  Обов’язково дотримуйтеся ділового тону, особливо не використовуйте просторіччя, адже в деяких випадках їх можуть розцінити ,як мовну агресію. Залежно від ступеня ваше ставлення до одержувача. Наприклад, «Шановний», «Поважний» або навіть «Дорогий».
• Як можна більше розділяйте діловий лист на смислові абзаци, щоб зробити його якомога легшим для сприйняття. Користуйтеся правилом: перший і останній абзац не більш п’яти рядків, решта — менше восьми.
• Ніколи в діловій кореспонденції: не скорочуйте слова, які йдуть разом із зверненням до адресата (наприклад, «нач. фірми.» замість «начальник фірми»; «.ша.» замість «шановний») не звертайтеся в діловому листуванні на «ти», це не просто некоректно, а навіть вульгарно;
• Не вживайте двозначні фрази і неточності, також уникайте перевантаженості «професіоналізмом».
• Наприкінці прописуйте подяки адресату, хоча б за те, що він прочитає вашу «творчість».
• Після отримання відповіді згідно діловому етикету ви повинні відповісти протягом десяти днів, якщо лист писаний від руки ,якщо ж лист електронний — не більше ніж, через 48 годин.
• Тому, якщо ви очікуєте відгуку на свою кореспонденцію, якомога частіше перевіряйте скриньку, щоб не прогледіти відповідь.

Автор: Юлія Хома, експерт з етикету